Vorbereitung und Einladung, Durchführung,
Beschlussfassung und Protokoll
Dr. jur. habil. Wolfgang Rößger
DER FACHBERATER NOV 2002
DER FACHBERATER FEB 2003
Es obliegt vorrangig der Mitgliederversammlung, die regelungsbedürftigen Angelegenheiten des Kleingärtnervereins durch Beschlüsse zu ordnen. Deshalb ist sie so durchzuführen, dass von ihr die gewollten Wirkungen ausgehen. Ein Ziel muss auch sein: Weder die Durchführung der Mitgliederversammlung noch die dort gefassten Beschlüsse dürfen gerichtlich anfechtbar sein.
b. Form der Einladung zur Mitgliederversammlung
„Wenn Du schon hingabst, dann finde wenigstens Fehler
des Vorstandes, besonders des/der Vorsitzenden" Cartoon: Isachsen
|
Unabdingbares Organ eines Kleingärtnervereins
ist die Mitgliederversammlung. Im Allgemeinen wird sie als Jahreshauptversammlung
und/oder Wahlversammlung durchgeführt. Nur hierauf beschränken sich die
Ausführungen in diesem und in einem später folgenden Beitrag.
Nach § 32 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
obliegt es vorrangig der Mitgliederversammlung, die Angelegenheiten des
Kleingärtnervereins durch Beschlüsse zu ordnen. Die Satzungen der
Kleingärtnervereine räumen den Vorständen regelmäßig Beschlussfassungskompetenzen
im Sinne des § 26 BGB ein. Um Rechtskonflikten und Rechtsstreitigkeiten
vorzubeugen, ist es wichtig, dass in der Satzung die Kompetenzen der
Mitgliederversammlung und des Vorstandes für Beschlussfassungen konkret
geregelt werden. Das ist in der Praxis nicht immer der Fall.
Daher gilt: Wo die Beschlussfassungskompetenz
nicht eindeutig dem Vorstand übertragen ist, ist immer die Zuständigkeit der
Mitgliederversammlung gegeben. Davon unberührt besteht das Recht des Vorstandes,
solche Beschlüsse zu fassen, die der Umsetzung jener Beschlüsse der Mitgliederversammlung
und der Geschäftsführung des Kleingärtnervereines dienen, wie auch das Recht
seiner gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung.
Eine Satzungsregelung, die lediglich zum
Ausdruck bringt, dass „die Mitgliederversammlung
die Angelegenheiten des Vereines, soweit
sie nicht vom Vorstand entschieden werden können, durch Beschlussfassung
regelt", ist äußerst problematisch. Es kann hier hergeleitet werden, dass
letztlich der Vorstand befindet, welche Entscheidungen durch die
Mitgliederversammlung und welche Entscheidungen durch ihn zu treffen sind.
Weil der Mitgliederversammlung eine
wichtige Rolle im Vereinsleben zukommt, ist sie durch
den Vorstand qualifiziert vorzubereiten.
Die Vorbereitung der Mitgliederversammlung umfasst eine Vielzahl inhaltlicher
und organisatorischer Maßnahmen. Dabei haben scheinbar „rein organisatorische
Fragen" oft einen zutiefst inhaltlichen Charakter. Das betrifft
beispielsweise die Festsetzung eines Termins der Mitgliederversammlung.
Bestimmt die Satzung, dass die Mitgliederversammlung einmal im Kalenderjahr
stattfindet, dann muss der Vorstand sicherstellen, dass sie auch in diesem
Zeitraum durchgeführt wird.
Der Vorstand hat vor allem bei ablaufender
Amtsdauer des Vorstandes zu gewährleisten, dass die Mitgliederversammlung
unmittelbar vor, spätestens jedoch bei Ende der Amtsdauer tagt, um einen neuen
Vorstand bestellen zu können. Das ist bedeutungsvoll, weil mit dem Zeitpunkt,
mit dem die Amtsdauer abläuft, das Recht des „alten Vorstandes" endet, den
Kleingärtnerverein im Recht kehr zu vertreten. Anders verhält es siech dann,
wenn in der Satzung bestimmt wird dass der Vorstand so lange im Amt bleibt bis
ein Nachfolger gültig gewählt ist.
Einen Schwerpunkt in der Vorbereitung der
Mitgliederversammlung bildet die Erarbeitung des Referats und der
Beschlussvorlagen. Das erfordert im Vorfeld eine zielorientierte analytische
Tätigkeit, um die Mitglieder von der Notwendigkeit bestimmter Beschlüsse zu
überzeugen und für die Umsetzung zu
mobilisieren. Weitere sorgfältig vorzubereitende Punkte sind die Einladung zur
Mitgliederversammlung und die Vorbereitung auf die Versammlungsleitung. Nicht
selten ist festzustellen, dass beim Versammlungsleiter Unsicherheiten auftreten
oder Fehlentscheidungen, beispielsweise wie Beschlussanträge in der
Mitgliederversammlung zu behandeln sind, getroffen werden. Das kann zu
Entscheidungen durch die Mitgliederversammlung führen, die rechtlich anfechtbar
sind.
Hier muss folgenden Erfordernissen eine
besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden:
Der Vorstand muss grundsätzlich alle Mitglieder zur Mitgliederversammlung einladen. Dabei ist es gleichgültig, ob das Vereinsmitglied nach vorliegenden Erfahrungen an der Mitgliederversammlung teilnimmt oder nicht. Ein gefasster Beschluss kann unter Umständen erfolgreich angefochten werden, wenn erwiesen ist. dass nicht alle Mitglieder zur Mitgliederversammlung eingeladen worden sind.
b)
Form der Einladung zur Mitgliederversammlung
Obwohl der Gesetzgeber mit § 58 Ziffer BGB
vorsieht, dass die Satzung Bestimmungen gen über die Form der Berufung der
Mitgliederversammlung enthalten soll, fehlen sie vielfach oder vorhandene sind
wie die folgende unpräzise: „Zur Mitgliederversammlung ist mindestens zwei
Wochen vorher einzuladen". Hier bleibt offen, ob mündlich oder
schriftlich, ob durch Briefsendung. Aushang im Vereinsschaukasten oder durch
Veröffentlichung in der Tagespresse zur Mitgliederversammlung einzuladen ist.
In solchen Fällen empfiehlt es sich, aus Sicherheitsgründen die Einladung zur
Mitgliederversammlung schriftlich vorzunehmen.
Ist beispielsweise in der Satzung eine
schriftliche Einladung auf dem Postweg vorgesehen, dann kommt der Vorstand seiner
Pflicht nach, wenn er die Einladung an die ihm durch das Mitglied bekannt
gegebene Anschrift adressiert. Hat das Mitglied dem Kleingärtnerverein seinen
Wohnsitzwechsel nicht angezeigt, kann es sich nicht von künftigen Verpflichtungen
befreien, indem es sich auf eine nicht erfolgte Einladung zur Mitgliederversammlung
beruft, wenn ihn die Einladung nicht erreichte.
Bei schriftlichen Einladungen durch Briefsendung
ist den Kleingärtnervereinen, sofern nicht laut Satzung per Einschreiben mit
Rückschein bzw. durch Einwurf-Einschreiben einzuladen ist. zu empfehlen, sich
durch ein Postausgangsbuch oder durch Sammelauftragsbestätigungen den Nachweis
zu sichern, dass alle Vereinsmitglieder eingeladen wurden.
zur Mitgliederversammlung Im Kern geht es
hier um die Bekanntgabe des Zeitpunktes, des Tagungsortes und der Tagesordnung
der Mitgliederversammlung. Letzteres hat einen besonderen Stellenwert. Die
Mitteilung über die Tagesordnung muss jedem Vereinsmitglied, gemessen am
allgemeinen Durchschnittsverständnis, hinreichend verdeutlichen, welche
Vereinsfragen zur Diskussion und zur Beschlussfassung stehen. Im Ergebnis
dieser „Vorausinformation" muss das Mitglied in die Lage versetzt werden,
eine Entscheidung über seine Teilnahme an der Mitgliederversammlung, über eine
Beteiligung an der Diskussion und über sein Abstimmungsverhalten treffen zu
können.
So ist es nicht ausreichend, wenn als
Tagesordnungspunkt beispielsweise nur „Beschlussfassung: Umlage Jahr
200..." genannt wird. Es bleibt hier die Höhe und der Verwendungszweck der
vorgesehenen Umlage offen. Richtig handeln die Vorstände, die der Einladung
entweder die konkrete Beschlussvorlage beifügen oder, bezogen auf das gewählte
Beispiel, die Mitglieder aufklären, dass zur Finanzierung der Instandsetzung
des Vereinsheimes eine Umlage in Höhe von EUR 50.- je Vereinsmitglied im Jahr
200... notwendig ist bzw. beschlossen werden soll.
Beim Einlass ist darauf zu achten, dass
nur Mitglieder des Kleingärtnervereins und die durch den Vorstand oder auf
Beschluss der Mitgliederversammlung eingeladenen Gäste Zutritt erhalten. Die
Mitgliedschaft im Kleingärtnerverein richtet sich ausschließlich nach den Regelungen
in dessen Satzung. Demzufolge können beispielsweise Angehörige von Vereinsmitgliedern
oder andere Personen, die sich regelmäßig auf der Pachtsache des Vereinsmitgliedes
aufhalten, nicht automatisch als Gast an der Mitgliederversammlung teilnehmen.
Anzutreffende Eintragungen in Kleingartenpachtverträgen
(beispielsweise Ehegatte wird als 2. Mitglied bezeichnet) sind irreführend,
denn sie begründen keine Vereinsmitgliedschaft. Ein Beistand eines Vereinsmitgliedes,
so auch ein Rechtsanwalt, kann selbst bei einem gegen das Mitglied gerichteten
Ausschlussverfahren nur teilnehmen, wenn dessen Teilnahme durch den Vorstand
bzw. die Mitgliederversammlung für den betreffenden Tagesordnungspunkt
bewilligt ist oder die Satzung eine entsprechende Regelung enthält.
„So
war der Tagesordnungspunkt .Nachwuchsarbeit nicht gemeint!" Zeichnung: Isachsen |
Die Mitgliederversammlung ist durch den
Vorsitzenden bzw. den in der Satzung vorgesehenen Versammlungsleiter zu der
in der Einladung genannten Uhrzeit zu eröffnen. Ein Anfechtungsgrund kann demzufolge
bereits gegeben sein, wenn Mitglieder nach einer vorzeitigen Eröffnung, aber
noch vor dem in der Einladung bestimmten Beginn der Mitgliederversammlung erscheinen
und ihnen durch den vorzeitigen Versammlungsbeginn die Möglichkeit genommen
wird, sich an der Beratung von Vereinsangelegenheiten und an Beschlussfassungen
zu beteiligen.
Die Feststellung der Beschlussfähigkeit der
Mitgliederversammlung durch den Versammlungsleiter hat immer ausdrücklich an
den Regelungen in der Satzung orientiert zu erfolgen. Sind dort keine
Regelungen enthalten, gilt das Gesetz (§§ 32, 33 Bürgerliches Gesetzbuch
-BGB-). Nach diesen Bestimmungen bedürfen Beschlüsse zu ihrer Annahme der
Mehrheit der erschienenen Mitglieder.
Für Satzungsänderungen müssen drei Viertel
der anwesenden Mitglieder, für die Änderung des Vereinszwecks ausnahmslos alle
Mitglieder, zustimmen. Mit der Feststellung der Beschlussfähigkeit wird den Mitgliedern
die Möglichkeit gegeben, persönliche kritische Sichtweisen zur Einberufung bzw.
zur Einladung zur Mitgliederversammlung sofort vorzutragen. Eine von
anwesenden Mitgliedern zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommene Anfechtung -
beispielsweise der Art und Weise der Einladung zur Mitgliederversammlung - hat
geringe Erfolgschancen.
Ungeachtet der Mitteilung der Tagesordnung
mit der Einladung zur Mitgliederversammlung ist es empfehlenswert, dass der
Versammlungsleiter den Anwesenden die Tagesordnung nochmals bekannt gibt und
durch Abstimmung bestätigen lässt. In diesem Zusammenhang kommt es nicht selten
zu Antragstellungen, die auf eine Erweiterung der Tagesordnung hinauslaufen.
Soll über Angelegenheiten beraten und/oder
über Sachfragen entschieden werden, die bisher nicht von der Tagesordnung
erfasst sind, ist eine umsichtige und kritische Vorgehensweise seitens aller
anwesenden Mitglieder (und nicht nur des Versammlungsleiters) gefragt. Denn
Satzungen enthalten sehr selten Regelungen, die Verfahrensweisen zur
Erweiterung der mit der Einladung bekannt gegebenen Tagesordnung durch die
Mitgliederversammlung betreffen und eine nachträgliche Erweiterung der
Tagesordnung zulassen.
Sind solche Regelungen nicht enthalten,
dann sollte Anträgen zur Erweiterung der Tagesordnung nur dann zugestimmt
werden, wenn die Problematik keinen Aufschub zulässt. Die Erledigung eines
solchen zusätzlichen Tagesordnungspunktes kann sich jedoch nur auf die
Erörterung der Angelegenheit beschränken. Beschlüsse hierzu können durch die
tagende Mitgliederversammlung nicht getroffen werden.
Sind Beschlussfassungen geboten, aber
gemäß Gesetz oder Satzungsregelungen durch den Vorstand nicht zulässig, muss
entweder zu einer erneuten Mitgliederversammlung eingeladen oder von der
Möglichkeit der schriftlichen Zustimmung der Mitglieder zu dem Beschluss unter
den Voraussetzungen des § 32 Abs. 2 BGB Gebrauch gemacht werden. Schließen
Satzungsregelungen die Möglichkeit der schriftlichen Zustimmung aus, dann muss
eine neue Mitgliederversammlung einberufen werden.
Durch den Versammlungsleiter ist sicherzustellen,
dass jeder Punkt der Tagesordnung zur Erörterung und Beschlussfassung aufgerufen
wird. Jedes Mitglied hat das Recht, sich an der Erörterung und an der Beschlussfassung
zu beteiligen. In diesem Rahmen können von ihm Anträge zur Geschäftsordnung
(beispielsweise Aussetzung der Entscheidung) oder Sachanträge (Zusatzanträge
bzw. Abänderungsanträge) gestellt werden.
Gäste, sofern es sich z. B. nicht um
Vertreter der übergeordneten Kleingärtnerorganisation handelt, der der
Kleingärtnerverein als Mitglied angehört, haben nur das Recht, sich an der
Diskussion zu einem Tagesordnungspunkt zu beteiligen, wenn hierzu das
Einverständnis durch den Vorstand bzw. die Mitgliederversammlung ausdrücklich
erteilt wurde.
Aus der genehmigten Anwesenheit eines Beistandes
für ein Vereinsmitglied resultiert kein Recht dazu, dass der Beistand seinen
Standpunkt vor der Mitgliederversammlung darlegt. Dies Bedarf eines
gesonderten Einverständnisses. Der Beistand hat sich ansonsten ausschließlich
auf die fachkundige Beratung des betroffenen Mitgliedes zu beschränken.
Tagesordnungspunkte mit Beschlussfassungen
bedürfen einer besonders sorgsamen Erledigung, um zu sichern, dass Beschlüsse
weitsichtig gefasst werden, den Vereinsinteressen tatsächlich Rechnung tragen
und von den Mitgliedern angenommen, befolgt und umgesetzt werden. Sieht die
Tagesordnung (auch) die Entlastung des Vorstandes und die Neuwahl des
Vorstandes vor, sind diese Tagesordnungspunkte ihrer großen Bedeutung für den
Kleingärtnerverein wegen auch entsprechend umfassend zu erledigen. Hierzu
zählt auch, dass Kandidaten ausreichend vorgestellt werden und die Kandidaten
ihre Bereitschaft zur Übernahme des Vorstandsamtes ausdrücklich der Mitgliederversammlung
gegenüber erklären.
Ohne die Verantwortung des Versammlungsleiters
zu schmälern, tragen alle anwesenden Mitglieder Verantwortung dafür, dass nur
die nach der Satzung stimmberechtigten Mitglieder, dies sind in der Regel die
ordentlichen Mitglieder, an der Beschlussfassung teilnehmen. Weil das
Stimmrecht immer persönlich durch das Mitglied auszuüben ist. kann z.B. ein
anwesendes bevollmächtigtes Vereinsmitglied das Stimmrecht des nicht
anwesenden Vereinsmitgliedes nur wahrnehmen, wenn dies die Satzung zulässt.
Auch die unberechtigte Stimmbeteiligung
von anwesenden Gästen führt zu keinen gültigen Beschlüssen der
Mitgliederversammlung. Vor der Abstimmung über einen Beschluss sollte der
Versammlungsleiter den endgültigen Wortlaut des Beschlusses nochmals verlesen.
Im Einzelfall ist es durchaus auch zweckmäßig, die Mitglieder nochmals auf die
Konsequenzen der Beschlussfassung hinzuweisen.
Die gefassten Beschlüsse, die in ihren
Formulierungen eindeutig und verständlich sein müssen, sind grundsätzlich
schriftlich festzuhalten. Dies kann in einem gesonderten Schriftstück oder im
Rahmen des zu fertigenden Protokolls erfolgen.
So wie die Eröffnung der Mitgliederversammlung
formell erfolgen musste, so ist die Mitgliederversammlung auch offiziell zu
schließen, um allen Missverständnissen vorzubeugen. Alle weiteren Diskussionen
einzelner Mitglieder nach der offiziellen Beendigung der Mitgliederversammlung
sind dann für das Ergebnis der Mitgliederversammlung bedeutungslos.
Das Protokoll ist so anzufertigen, dass es
dem Lesenden eindeutig Auskunft über den Verlauf und die Ergebnisse der
Mitgliederversammlung vermittelt. Insofern wird es auch zu einem Beweismittel
im Falle eines Rechtsstreites. Der Schwerpunkt liegt bei der Protokollierung
der Beschlüsse der Mitgliederversammlung, sofern sie nicht dem Protokoll
gesondert beigefügt werden. Die in den Mitgliederversammlungen gefertigten
Protokolle sollten mindestens folgende Angaben enthalten:
·
Ort, Tag und Uhrzeit der Eröffnung der Mitgliederversammlung:
·
Name des Versammlungsleiters und des
Protokollführers:
·
Feststellung, dass die Mitgliederversammlung
satzungsgemäß einberufen und alle Mitglieder mit Bekanntgabe der Tagesordnung
eingeladen wurden:
·
Anzahl der erschienen Mitglieder;
·
Feststellung der Beschlussfähigkeit der
Mitgliederversammlung:
·
Bekanntgabe der Tagesordnung laut Einladung,
Anträge zur Änderung der Tagesordnung. Beschlussfassung über die Tagesordnung;
·
Hauptinhalt der Diskussion zu den einzelnen
Tagesordnungspunkten;
·
Anträge und Verfahrensweisen;
·
Beschlussfassungen (wörtliche Wiedergabe der
gefassten Beschlüsse und exakte Wiedergabe der Abstimmungsergebnisse);
·
Unterschriften des Versammlungsleiters und des
Protokollführers (bzw. Verfahrensweise gemäß der Festlegungen in der Satzung).
Dr. jur. habil. Wolfgang Rößger ist Hochschullehrer a. D.
Er berat die Kleingärtnerorganisationen im Landesverband Sachsen der Kleingärtner in juristischen Fragen rund um das Kleingartenwesen.