Die Mitgliederversammlung

 

Vorbereitung und Einladung, Durchführung, Beschlussfassung und Protokoll

Dr. jur. habil. Wolfgang Rößger

 

DER FACHBERATER NOV 2002

DER FACHBERATER  FEB 2003

 

 

Es obliegt vorrangig der Mitgliederversammlung, die regelungsbedürftigen Angelegen­heiten des Kleingärtnervereins durch Beschlüs­se zu ordnen. Deshalb ist sie so durchzuführen, dass von ihr die gewollten Wirkungen ausge­hen. Ein Ziel muss auch sein: Weder die Durchführung der Mitgliederversammlung noch die dort gefassten Beschlüsse dürfen gerichtlich anfechtbar sein.

 

Die folgenden Ausführungen behandeln Ver­fahrensweisen in Mitgliederversammlungen und berücksichtigen Fragen zur Vermeidung diesbezüglicher Rechtsstreitigkeiten, die in Schulungen der Vorstände häufig gestellt wer­den. Insofern erheben die Ausführungen nicht den Anspruch auf Vollständigkeit.

 


Inhalt:

 

1.      Vorbereitung der Mitglieder­versammlung

2.      Einladung zur Mitgliederversammlung

a.      Einladung aller Mitglieder

b.      Form der Einladung zur Mitglieder­versammlung

c.      Inhalt der Einladung

3.      Einlasskontrolle

4.      Eröffnung

5.      Beschlussfähigkeit

6.      Bekanntgabe der Tagesordnung und Beschlussfassung darüber

7.      Erledigung der Tagesordnung

8.      Beschlussfassungen

9.      Beendigung der Versammlung

10.  Anforderungen an das Protokoll

 


 

Verantwortung der Mitgliederversammlung

„Wenn Du schon hingabst, dann finde wenigstens Fehler des Vorstandes, besonders des/der Vorsitzenden"

Cartoon: Isachsen

Unabdingbares Organ eines Kleingärtner­vereins ist die Mitgliederversammlung. Im Allgemeinen wird sie als Jahreshauptver­sammlung und/oder Wahlversammlung durchgeführt. Nur hierauf beschränken sich die Ausführungen in diesem und in einem später folgenden Beitrag.

Nach § 32 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) obliegt es vorrangig der Mitgliederversamm­lung, die Angelegenheiten des Kleingärtner­vereins durch Beschlüsse zu ordnen. Die Satzungen der Kleingärtnervereine räumen den Vorständen regelmäßig Beschlussfassungskompetenzen im Sinne des § 26 BGB ein. Um Rechtskonflikten und Rechtsstreitig­keiten vorzubeugen, ist es wichtig, dass in der Satzung die Kompetenzen der Mitgliederver­sammlung und des Vorstandes für Beschluss­fassungen konkret geregelt werden. Das ist in der Praxis nicht immer der Fall.

Daher gilt: Wo die Beschlussfassungskompetenz nicht eindeutig dem Vorstand übertragen ist, ist immer die Zuständigkeit der Mitglieder­versammlung gegeben. Davon unberührt be­steht das Recht des Vorstandes, solche Be­schlüsse zu fassen, die der Umsetzung jener Beschlüsse der Mitgliederversammlung und der Geschäftsführung des Kleingärtnerverei­nes dienen, wie auch das Recht seiner gericht­lichen und außergerichtlichen Vertretung.

Eine Satzungsregelung, die lediglich zum Aus­druck bringt, dass „die Mitgliederversammlung

die Angelegenheiten des Vereines, soweit sie nicht vom Vorstand entschie­den werden können, durch Beschlussfassung regelt", ist äußerst proble­matisch. Es kann hier her­geleitet werden, dass letztlich der Vorstand befindet, welche Ent­scheidungen durch die Mitgliederversammlung und welche Entscheidun­gen durch ihn zu treffen sind.

 

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Vorbereitung der Mitglieder­versammlung

Weil der Mitgliederver­sammlung eine wichtige Rolle im Vereinsleben zukommt, ist sie durch

den Vorstand qualifiziert vorzubereiten. Die Vor­bereitung der Mitgliederversammlung umfasst eine Vielzahl inhaltlicher und organisatori­scher Maßnahmen. Dabei haben scheinbar „rein organisatorische Fragen" oft einen zutiefst inhaltlichen Charakter. Das betrifft beispielsweise die Festsetzung eines Termins der Mitgliederversammlung. Bestimmt die Satzung, dass die Mitgliederversammlung einmal im Kalenderjahr stattfindet, dann muss der Vorstand sicherstellen, dass sie auch in diesem Zeitraum durchgeführt wird.

Der Vorstand hat vor allem bei ablaufender Amtsdauer des Vorstandes zu gewährleisten, dass die Mitgliederversammlung unmittelbar vor, spätestens jedoch bei Ende der Amts­dauer tagt, um einen neuen Vorstand bestel­len zu können. Das ist bedeutungsvoll, weil mit dem Zeitpunkt, mit dem die Amtsdauer abläuft, das Recht des „alten Vorstandes" endet, den Kleingärtnerverein im Recht kehr zu vertreten. Anders verhält es siech dann, wenn in der Satzung bestimmt wird dass der Vorstand so lange im Amt bleibt bis ein Nachfolger gültig gewählt ist.

Einen Schwerpunkt in der Vorbereitung der Mitgliederversammlung bildet die Erarbeitung des Referats und der Beschlussvorlagen. Das erfordert im Vorfeld eine zielorientierte analytische Tätigkeit, um die Mitglieder von der Notwendigkeit bestimmter Beschlüsse zu überzeugen und  für die Umsetzung zu mobilisieren. Weitere sorgfältig vorzubereitende Punkte sind die Einladung zur Mitgliederversammlung und die Vorbereitung auf die Versammlungsleitung. Nicht selten ist festzustellen, dass beim Versammlungsleiter Unsicherheiten auftreten oder Fehlentscheidungen, beispielsweise wie Beschlussanträge in der Mitgliederversammlung zu behandeln sind, getroffen werden. Das kann zu Entscheidungen durch die Mitgliederversammlung führen, die rechtlich anfechtbar sind.

 

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Einladung zur Mitgliederversammlung

Hier muss folgenden Erfordernissen eine besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden:

 

a)            Einladung aller Mitglieder

Der Vorstand muss grundsätzlich alle Mitglieder zur Mitgliederversammlung einladen. Dabei ist es gleichgültig, ob das Vereinsmitglied nach vorliegenden Erfahrungen an der Mitgliederversammlung teilnimmt oder nicht. Ein gefasster Beschluss kann unter Umständen erfolgreich angefochten werden, wenn erwiesen ist. dass nicht alle Mitglieder zur Mitgliederversammlung eingeladen worden sind.

 

b)            Form der Einladung zur Mitglieder­versammlung

Obwohl der Gesetzgeber mit § 58 Ziffer BGB vorsieht, dass die Satzung Bestimmungen gen über die Form der Berufung der Mitgliederversammlung enthalten soll, feh­len sie vielfach oder vorhandene sind wie die folgende unpräzise: „Zur Mitgliederver­sammlung ist mindestens zwei Wochen vor­her einzuladen". Hier bleibt offen, ob mündlich oder schriftlich, ob durch Briefsen­dung. Aushang im Vereinsschaukasten oder durch Veröffentlichung in der Tagespresse zur Mitgliederversammlung einzuladen ist. In solchen Fällen empfiehlt es sich, aus Sicherheitsgründen die Einladung zur Mit­gliederversammlung schriftlich vorzuneh­men.

Ist beispielsweise in der Satzung eine schrift­liche Einladung auf dem Postweg vorgesehen, dann kommt der Vorstand seiner Pflicht nach, wenn er die Einladung an die ihm durch das Mitglied bekannt gegebene Anschrift adres­siert. Hat das Mitglied dem Kleingärtnerver­ein seinen Wohnsitzwechsel nicht angezeigt, kann es sich nicht von künftigen Verpflich­tungen befreien, indem es sich auf eine nicht erfolgte Einladung zur Mitgliederversamm­lung beruft, wenn ihn die Einladung nicht erreichte.

Bei schriftlichen Einladungen durch Brief­sendung ist den Kleingärtnervereinen, so­fern nicht laut Satzung per Einschreiben mit Rückschein bzw. durch Einwurf-Einschreiben einzuladen ist. zu empfehlen, sich durch ein Postausgangsbuch oder durch Sammelauftragsbestätigungen den Nachweis zu sichern, dass alle Vereinsmitglieder eingeladen wur­den.

 

c)            Inhalt der Einladung

zur Mitgliederversammlung Im Kern geht es hier um die Bekanntgabe des Zeitpunktes, des Tagungsortes und der Tages­ordnung der Mitgliederversammlung. Letzte­res hat einen besonderen Stellenwert. Die Mitteilung über die Tagesordnung muss jedem Vereinsmitglied, gemessen am allgemeinen Durchschnittsverständnis, hinreichend ver­deutlichen, welche Vereinsfragen zur Diskus­sion und zur Beschlussfassung stehen. Im Ergebnis dieser „Vorausinformation" muss das Mitglied in die Lage versetzt werden, eine Entscheidung über seine Teilnahme an der Mitgliederversammlung, über eine Beteili­gung an der Diskussion und über sein Abstim­mungsverhalten treffen zu können.

So ist es nicht ausreichend, wenn als Tagesord­nungspunkt beispielsweise nur „Beschluss­fassung: Umlage Jahr 200..." genannt wird. Es bleibt hier die Höhe und der Verwendungszweck der vorgesehenen Umlage offen. Richtig han­deln die Vorstände, die der Einladung entwe­der die konkrete Beschlussvorlage beifügen oder, bezogen auf das gewählte Beispiel, die Mitglieder aufklären, dass zur Finanzierung der Instandsetzung des Vereinsheimes eine Umlage in Höhe von EUR 50.- je Vereinsmit­glied im Jahr 200... notwendig ist bzw. beschlossen werden soll.

 

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Einlasskontrolle

Beim Einlass ist darauf zu achten, dass nur Mit­glieder des Kleingärtnervereins und die durch den Vorstand oder auf Beschluss der Mitglie­derversammlung eingeladenen Gäste Zutritt erhalten. Die Mitgliedschaft im Kleingärtner­verein richtet sich ausschließlich nach den Re­gelungen in dessen Satzung. Demzufolge kön­nen beispielsweise Angehörige von Vereinsmit­gliedern oder andere Personen, die sich regel­mäßig auf der Pachtsache des Vereinsmit­gliedes aufhalten, nicht automatisch als Gast an der Mitgliederversammlung teilnehmen.

 

Anzutreffende Eintragungen in Kleingarten­pachtverträgen (beispielsweise Ehegatte wird als 2. Mitglied bezeichnet) sind irreführend, denn sie begründen keine Vereinsmitglied­schaft. Ein Beistand eines Vereinsmitgliedes, so auch ein Rechtsanwalt, kann selbst bei einem gegen das Mitglied gerichteten Ausschluss­verfahren nur teilnehmen, wenn dessen Teil­nahme durch den Vorstand bzw. die Mitglieder­versammlung für den betreffenden Tagesord­nungspunkt bewilligt ist oder die Satzung eine entsprechende Regelung enthält.

 

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Eröffnung

„So war der Tagesordnungspunkt .Nachwuchsarbeit nicht gemeint!"

Zeichnung: Isachsen

Die Mitgliederver­sammlung ist durch den Vorsitzenden bzw. den in der Satzung vor­gesehenen Versamm­lungsleiter zu der in der Einladung genannten Uhrzeit zu eröffnen. Ein Anfechtungsgrund kann demzufolge be­reits gegeben sein, wenn Mitglieder nach einer vorzeitigen Eröff­nung, aber noch vor dem in der Einladung bestimmten Beginn der Mitgliederversamm­lung erscheinen und ihnen durch den vorzeitigen Versammlungsbeginn die Möglichkeit genommen wird, sich an der Beratung von Vereinsangelegenheiten und an Beschluss­fassungen zu beteiligen.

 

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Beschlussfähigkeit

Die Feststellung der Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung durch den Versamm­lungsleiter hat immer ausdrücklich an den Regelungen in der Satzung orientiert zu erfol­gen. Sind dort keine Regelungen enthalten, gilt das Gesetz (§§ 32, 33 Bürgerliches Gesetzbuch -BGB-). Nach diesen Bestimmun­gen bedürfen Beschlüsse zu ihrer Annahme der Mehrheit der erschienenen Mitglieder.

Für Satzungsänderungen müssen drei Viertel der anwesenden Mitglieder, für die Änderung des Vereinszwecks ausnahmslos alle Mitglieder, zustimmen. Mit der Feststellung der Beschlussfähigkeit wird den Mitgliedern die Möglichkeit gegeben, persönliche kritische Sichtweisen zur Einberufung bzw. zur Einla­dung zur Mitgliederversammlung sofort vorzu­tragen. Eine von anwesenden Mitgliedern zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommene Anfechtung - beispielsweise der Art und Weise der Einladung zur Mitgliederversamm­lung - hat geringe Erfolgschancen.

 

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Bekanntgabe der Tagesordnung und Beschlussfassung darüber

Ungeachtet der Mitteilung der Tagesordnung mit der Einladung zur Mitgliederversammlung ist es empfehlenswert, dass der Versamm­lungsleiter den Anwesenden die Tagesordnung nochmals bekannt gibt und durch Abstimmung bestätigen lässt. In diesem Zusammenhang kommt es nicht selten zu Antragstellungen, die auf eine Erweiterung der Tagesordnung hinauslaufen.

Soll über Angelegenheiten beraten und/oder über Sachfragen entschieden werden, die bis­her nicht von der Tagesordnung erfasst sind, ist eine umsichtige und kritische Vorgehens­weise seitens aller anwesenden Mitglieder (und nicht nur des Versammlungsleiters) gefragt. Denn Satzungen enthalten sehr sel­ten Regelungen, die Verfahrensweisen zur Erweiterung der mit der Einladung bekannt gegebenen Tagesordnung durch die Mitglieder­versammlung betreffen und eine nachträg­liche Erweiterung der Tagesordnung zulassen.

Sind solche Regelungen nicht enthalten, dann sollte Anträgen zur Erweiterung der Tagesord­nung nur dann zugestimmt werden, wenn die Problematik keinen Aufschub zulässt. Die Er­ledigung eines solchen zusätzlichen Tagesord­nungspunktes kann sich jedoch nur auf die Erörterung der Angelegenheit beschränken. Beschlüsse hierzu können durch die tagende Mitgliederversammlung nicht getroffen werden.

Sind Beschlussfassungen geboten, aber gemäß Gesetz oder Satzungsregelungen durch den Vorstand nicht zulässig, muss entweder zu einer erneuten Mitgliederversammlung einge­laden oder von der Möglichkeit der schriftlichen Zustimmung der Mitglieder zu dem Beschluss unter den Voraussetzungen des § 32 Abs. 2 BGB Gebrauch gemacht werden. Schließen Satzungsregelungen die Möglichkeit der schrift­lichen Zustimmung aus, dann muss eine neue Mitgliederversammlung einberufen werden.

 

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Erledigung der Tagesordnung

Durch den Versammlungsleiter ist sicherzu­stellen, dass jeder Punkt der Tagesordnung zur Erörterung und Beschlussfassung aufge­rufen wird. Jedes Mitglied hat das Recht, sich an der Erörterung und an der Beschlussfas­sung zu beteiligen. In diesem Rahmen kön­nen von ihm Anträge zur Geschäftsordnung (beispielsweise Aussetzung der Entscheidung) oder Sachanträge (Zusatzanträge bzw. Abän­derungsanträge) gestellt werden.

Gäste, sofern es sich z. B. nicht um Vertreter der übergeordneten Kleingärtnerorganisation handelt, der der Kleingärtnerverein als Mit­glied angehört, haben nur das Recht, sich an der Diskussion zu einem Tagesordnungspunkt zu beteiligen, wenn hierzu das Einverständnis durch den Vorstand bzw. die Mitgliederver­sammlung ausdrücklich erteilt wurde.

Aus der genehmigten Anwesenheit eines Bei­standes für ein Vereinsmitglied resultiert kein Recht dazu, dass der Beistand seinen Stand­punkt vor der Mitgliederversammlung darlegt. Dies Bedarf eines gesonderten Einverständ­nisses. Der Beistand hat sich ansonsten aus­schließlich auf die fachkundige Beratung des betroffenen Mitgliedes zu beschränken.

Tagesordnungspunkte mit Beschlussfassungen bedürfen einer besonders sorgsamen Erledi­gung, um zu sichern, dass Beschlüsse weit­sichtig gefasst werden, den Vereinsinteressen tatsächlich Rechnung tragen und von den Mit­gliedern angenommen, befolgt und umgesetzt werden. Sieht die Tagesordnung (auch) die Entlastung des Vorstandes und die Neuwahl des Vorstandes vor, sind diese Tagesordnungs­punkte ihrer großen Bedeutung für den Klein­gärtnerverein wegen auch entsprechend um­fassend zu erledigen. Hierzu zählt auch, dass Kandidaten ausreichend vorgestellt werden und die Kandidaten ihre Bereitschaft zur Über­nahme des Vorstandsamtes ausdrücklich der Mitgliederversammlung gegenüber erklären.

 

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Beschlussfassungen

Ohne die Verantwortung des Versammlungs­leiters zu schmälern, tragen alle anwesenden Mitglieder Verantwortung dafür, dass nur die nach der Satzung stimmberechtigten Mitglie­der, dies sind in der Regel die ordentlichen Mitglieder, an der Beschlussfassung teilneh­men. Weil das Stimmrecht immer persönlich durch das Mitglied auszuüben ist. kann z.B. ein anwesendes bevollmächtigtes Vereinsmit­glied das Stimmrecht des nicht anwesenden Vereinsmitgliedes nur wahrnehmen, wenn dies die Satzung zulässt.

Auch die unberechtigte Stimmbeteiligung von anwesenden Gästen führt zu keinen gültigen Beschlüssen der Mitgliederversammlung. Vor der Abstimmung über einen Beschluss sollte der Versammlungsleiter den endgültigen Wort­laut des Beschlusses nochmals verlesen. Im Einzelfall ist es durchaus auch zweckmäßig, die Mitglieder nochmals auf die Konsequen­zen der Beschlussfassung hinzuweisen.

Die gefassten Beschlüsse, die in ihren Formu­lierungen eindeutig und verständlich sein müssen, sind grundsätzlich schriftlich festzu­halten. Dies kann in einem gesonderten Schriftstück oder im Rahmen des zu fertigen­den Protokolls erfolgen.

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Beendigung der Versammlung

So wie die Eröffnung der Mitgliederversamm­lung formell erfolgen musste, so ist die Mit­gliederversammlung auch offiziell zu schließen, um allen Missverständnissen vor­zubeugen. Alle weiteren Diskussionen einzel­ner Mitglieder nach der offiziellen Beendigung der Mitgliederversammlung sind dann für das Ergebnis der Mitgliederversammlung bedeu­tungslos.

 

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Anforderungen an das Protokoll

Das Protokoll ist so anzufertigen, dass es dem Lesenden eindeutig Auskunft über den Verlauf und die Ergebnisse der Mitgliederver­sammlung vermittelt. Insofern wird es auch zu einem Beweismittel im Falle eines Rechts­streites. Der Schwerpunkt liegt bei der Proto­kollierung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung, sofern sie nicht dem Protokoll gesondert beigefügt werden. Die in den Mitgliederversammlungen gefertigten Protokolle sollten mindestens folgende Anga­ben enthalten:

 

·               Ort, Tag und Uhrzeit der Eröffnung der Mit­gliederversammlung:

·               Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers:

·               Feststellung, dass die Mitgliederversamm­lung satzungsgemäß einberufen und alle Mitglieder mit Bekanntgabe der Tagesord­nung eingeladen wurden:

·               Anzahl der erschienen Mitglieder;

·               Feststellung der Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung:

·               Bekanntgabe der Tagesordnung laut Einla­dung, Anträge zur Änderung der Tagesord­nung. Beschlussfassung über die Tages­ordnung;

·               Hauptinhalt der Diskussion zu den einzel­nen Tagesordnungspunkten;

·               Anträge und Verfahrensweisen;

·               Beschlussfassungen (wörtliche Wiederga­be der gefassten Beschlüsse und exakte Wiedergabe der Abstimmungsergebnisse);

·               Unterschriften des Versammlungsleiters und des Protokollführers (bzw. Verfahrens­weise gemäß der Festlegungen in der Sat­zung).

 

Dr. jur. habil. Wolfgang Rößger ist Hochschul­lehrer a. D.

Er berat die Kleingärtnerorgani­sationen im Landesverband Sachsen der Kleingärtner in juristischen Fragen rund um das Kleingartenwesen.

 

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