II. Verwendung des Überschusses
III. Kasseprüfung
IV. Anmerkungen des Regionalverbandes ORLATAL
Der Verein ist nach Steuerrecht und Bürgerlichem Gesetzbuch
(BGB) verpflichtet, Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen und jährlich
Kassenberichte oder Bilanzen mit Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.
Der wohl wichtigste Grund für die Erstellung eines Jahresabschlusses
ist steuerrechtlicher Natur.
Nach § 63 Abgabenordnung haben gemeinnützige
Vereine den Nachweis zu erbringen, dass die tatsächliche Geschäftsführung den
satzungsgemäßen Bestimmungen entspricht, und sie müssen dies durch ordnungsgemäße
Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben auch dokumentieren.
Inhalt der Satzung und tatsächliche Geschäftsführung
haben miteinander im Einklang zu stehen. Es besteht eine besondere Bindung an
die in der Satzung festgelegten Zwecke. So liegt z. B. ein Verstoß gegen die
gesetzlich festgelegten Voraussetzungen für die Inanspruchnahme steuerlicher
Vergünstigungen vor, wenn der gemeinnützige Verein begünstigte Zwecke
verfolgt, die nicht in der Satzung genannt sind.
· Die in der Satzung genannten Inhalte müssen durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben erfüllt werden. Das Finanzamt kann dann anhand der dargestellten Einnahmen und Ausgaben prüfen, ob die tatsächliche Geschäftsführung den steuerlichen Voraussetzungen entspricht.
· Aber auch gegenüber den Mitgliedern hat der Verein eine Auskunfts- und Rechenschaftspflicht. So haben die Vereinsvorstände in der Regel jährlich in ihren Mitgliederversammlungen Rechenschaft darüber abzulegen, welche Tätigkeiten (satzungsgemäße Zwecke) durchgeführt wurden und wie die zur Verfügung stehenden Einnahmen verwendet wurden.
·
Weiterhin benötigen die Vereinsvorstände zur laufenden Geschäftsführung
und für die zukünftige Haushaltsplanung laufende Aufzeichnungen über Einnahmen
und Ausgaben und entsprechende Jahresabschlussunterlagen, wie z. B. Kassenberichte
oder Bilanzen mit Gewinn- und Verlustrechnungen.
Der Verein ist sowohl nachsteuerrechtlichen Vorschriften als
auch nach anderen Normen verpflichtet, ordnungsgemäße Aufzeichnungen der
Einnahmen und Ausgaben vorzunehmen. Eine besondere Form der Aufzeichnung der
Einnahmen und Ausgaben und des Vermögens ist grundsätzlich nicht vorgegeben. So
sagt § 63 der Abgabenordnung lediglich, dass der Nachweis der tatsächlichen Geschäftsführung
durch ordnungsgemäße Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben zu führen ist.
Aufgrund diverser Vorschriften und der daraus entstandenen
Rechtsprechung haben sich jedoch gewisse Kriterien herausgebildet, die zu
beachten sind. Die Aufzeichnungen müssen insbesondere der Wahrheit entsprechen
und so ausgelegt sein, dass sie von einem sachverständigen Dritten erfasst und
gelesen werden können.
Folgende Grundsätze sind dabei besonders zu beachten:
· Richtigkeit
· Klarheit und Übersichtlichkeit
· Vollständigkeit
· Saldierungsverbot
· Einzelbewertung der Vermögensgegenstände und Schuldposten
Weiterhin ist darauf zu achten, dass neben den steuerlichen
Vorschriften auch die bürgerlich-rechtlichen Vorschriften gelten.
·
Danach ist neben den Aufzeichnungspflichten für Einnahmen und
Ausgaben auch ein Bestandsverzeichnis (§ 260 BGB) zu führen.
· Darüber hinaus ist die Aufbewahrungspflicht (in der Regel zehn Jahre) für Aufzeichnungen und Belege zu beachten.
Hinsichtlich der Buchführung ist festzuhalten, dass
eine einfache Buchführung, bei der Einnahmen und Ausgaben lediglich chronologisch
ohne sachliche Gliederung festgehalten werden, nicht mehr zeitgemäß ist. Um die
Buchführung aussagefähig zu gestalten, ist eine doppelte Buchführung
erforderlich, die in Form einer Journalbuchführung, Durchschreibebuchführung,
EDV-Buchführung oder dergleichen gestaltet werden kann. Entscheidend dabei
ist, dass neben der Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben auch die Auswirkung
auf den Geldkonten erfasst wird.
Die Buchführungsergebnisse münden dann in den Kassenbericht (Einnahme-/ Ausgaberechnung) oder in die Bilanz mit der Gewinn- und Verlustrechnung.
In der Regel ist es völlig ausreichend,
wenn Vereine einen so genannten Kassenbericht erstellen. Hier werden lediglich
Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Jahres erfasst.
Forderungen und Verbindlichkeiten haben hier nichts zu suchen. Jedoch sollten die Bestände der Geldkonten am Jahresende nachrichtlich erfasst werden, um die Vermögenslage des Vereins beurteilen zu können.
Bei größeren Stadt- und Bezirksverbänden sowie bei den
Landesverbänden erscheint es jedoch angebracht, eine Bilanz und eine Gewinn-
und Verlustrechnung zu erstellen. Durch das Ausweisen von Forderungen und
Verbindlichkeiten, des Anlagevermögens, der Rückstellungen und Rücklagen in der
Bilanz werden das Vermögen und die Ertragskraft deutlicher dargestellt.
Grundsätzlich sind sämtliche Mittel (Spenden, Beiträge,
Überschüsse aus wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, Erträge aus der Vermögensverwaltung)
nur für satzungsgemäße, gemeinnützige Zwecke zu verwenden.
Dabei muss die Verwendung zeitnah erfolgen.
Die Ansammlung von größeren Vermögenswerten soll damit ausgeschlossen werden.
Ein Verstoß gegen die zeitnahe Mittelverwendung kann zur
Aberkennung der steuerlichen Gemeinnützigkeit führen. Von einer zeitnahen
Mittelverwendung ist noch auszugehen, wenn die im Geschäftsjahr erzielten
Mittel im Laufe des folgenden Jahres für die steuerbegünstigten
satzungsgemäßen Zwecke tatsächlich verwendet werden.
Von diesem Grundsatz der zeitnahen Mittelverwendung
hat der Gesetzgeber zwei Ausnahmemöglichkeiten durch die Bildung einer zweckgebundenen
Rücklage und einer freien Rücklage (§ 58 Nr. 6 u. 7 der Abgabenordnung)
geschaffen.
Zur Verwirklichung bestimmter gemeinnütziger Zwecke,
z. B. für den Bau eines Vereinsheimes, die Errichtung eines Kinderspielplatzes,
Wegebau und dergleichen, können entsprechende Rücklagen gebildet werden.
Die Durchführung dieser Vorhaben muss glaubhaft und
in einem angemessenen Zeitraum möglich sein.
Über
die Höhe der gebildeten Rücklage und ihren Verwendungszweck ist ein Vorstandsbeschluss
zu fassen, der dokumentiert, dass mit den angesammelten Mitteln satzungsgemäße
Vorhaben verwirklicht werden sollen. Darüber hinaus kann die Bildung einer
freien Rücklage zur Ansammlung von Kapital vorgenommen werden. Jährlich können
bis zu 1/3 des Ertrages (Einnahmen ./. Kosten) aus der Vermögensverwaltung
dieser Rücklage zugeführt werden. Ferner können bis zu 10 % der zeitnah zu
verwendenden Mittel ebenfalls dieser Rücklage zugeführt werden.
Solange der gemeinnützige Verein besteht, braucht diese
Rücklage nicht aufgelöst zu werden. Die Bildung von Rücklagen und ihre
Fortentwicklung sind bei der so genannten „Einnahme-Ausgabe-Rechnung" in
einer Nebenrechnung (sog. Mittelverwendungsrechnung) darzustellen.
Für die Überprüfung der laufenden Geschäfte bedient sich die
Mitgliederversammlung der Kassenprüfer, die nach Ablauf des Geschäftsjahres
der Mitgliederversammlung über die erfolgte Buch- und Kassenprüfung zu berichten
haben. Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, können mit der Prüfung auch
Nichtmitglieder, z.B. ein Steuerberater, beauftragt werden.
Zu Kassenprüfern dürfen jedoch keine Mitglieder
eines Vereinsorgans (Anm. RV ORLATAL: Vorstand etc.) gewählt werden.
Das wäre sinnwidrig, da es ja Aufgabe der Kassenprüfer ist, die Tätigkeit des
Vorstandes oder eines anderen Vereinsorgans zu überwachen. Den Kassenprüfern
sind sämtliche Unterlagen des Vereins, wie z. B. Einnahme- und Ausgabebelege,
Bankauszüge, Verträge und dergleichen, vorzulegen.
1.
Die
Kassenprüfer haben zwar nicht alle Buchführungsvorgänge nachzuprüfen, sie
sollten sich aber über die Angelegenheiten des Vereins unterrichten, soweit es
der Prüfungszweck erfordert. So ist z.B. nicht jede Beitragszahlung zu
kontrollieren, sondern es ist eine Plausibilitätsprüfung derart vorzunehmen,
dass man den Mitgliedsbeitrag mit der Zahl der Mitglieder multipliziert, um das
jährliche Beitragsaufkommen festzustellen.
2.
Ganz
besonders wichtig ist aber der Vergleich der Bar- und Kontenbestände am Ende
des alten Geschäftsjahres mit den Anfangsbeständen des neuen Geschäftsjahres.
Um die rechnerische Richtigkeit einer Buchführung zu überprüfen, sollte folgende
Kontrollrechnung durchgeführt werden, z. B.:
Kassen- und Bankbestände
am Anfang des
Jahres 10.000,00 Euro
+ Überschuss It.
Kassenbericht 5.000,00 Euro
= Summe „Neuer Bestand" 15.000,00 Euro
3.
Die Summe „Neuer Bestand" muss mit den Kassen- und
Bankbeständen am Ende des Geschäftsjahres genau übereinstimmen. Ist das
nicht der Fall, stimmt die Kassenführung nicht.
4.
Auch Vorgänge, die sich nicht aus dem Kassenbericht ergeben, sind
zu überprüfen. So können z.B. Provisionen aus dem Verkauf von Waren aus Automaten
oder für ähnliche Dinge gezahlt worden sein, die kassenwirksam nicht erfasst
worden sind.
5.
Ferner
sollten die Kassenprüfer darauf hinweisen, dass Geldbestände verzinslich anzulegen
sind.
6.
Den Kassenprüfern sind auch die Inventar oder Anlageverzeichnisse
vorzulegen, aus denen die Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern ersichtlich
sind. Die Abgänge der Wirtschaftsgüter sind im Anlageverzeichnis festzuhalten.
Die Kassenprüfer haben nach Abschluss der Prüfung
einen Prüfbericht zu erstellen, den sie der Mitgliederversammlung vorzutragen
haben. Darin müssen sie mitteilen, wie und in welchem Umfang sie die Kasse und die
Bücher geprüft haben und ob wesentliche Beanstandungen zu machen sind. Was eine
wesentliche Beanstandung ist, ist Frage des Einzelfalles. Ein Weisungsrecht
gegenüber den Vereinsorganen haben die Kassenprüfer nicht.
Der Prüfbericht ist Grundlage für die Entlastung des
Vorstandes. Den entsprechenden Antrag sollten die Prüfer in der Mitgliederversammlung
stellen.
Quelle:
DER FACHBERATER FEBRUAR 2004
Ekkehard
Wallusch - Revisor des Bundesverband
Deutscher Gartenfreunde.
Bei Schriftverkehr und dem Nachweis gegenüber dem Finanzamt müssen
/ sollen keine neuen Dokumente erarbeitet werden, sondern
1.
Für die
Antragstellung der steuerrechtlichen Gemeinnützigkeit des Vereines bei Finanzamt
Gera ist einfach eine Kopie des Revisionsberichtes der Berichtserstattung zur
Mitgliederversammlung beizufügen. Diese kann auch handschriftlich sein.
2.
Ebenfalls sollte eine Kopie des Beschlusses der
Mitgliederversammlung zur Entlastung des Vorstandes beigefügt werden.
3.
In der Regel
ist es völlig ausreichend, wenn Vereine einen so genannten Kassenbericht
erstellen. Hier werden lediglich Einnahmen und Ausgaben des betreffenden
Jahres erfasst. Auch hier können Kopien des Kassebuches des Vereines ausreichend
sein, wenn sie ordentlich geführt wurden.
4.
Analog der
Berichterstattung in unserem Berichtsheft, welches die Vorstände zur Verbandstagung
erhalten, kann in größeren Vereinen eine Einnahmen- Ausgaben- Überschussrechnung
durchgeführt werden, die nach den 4 steuerrechtlichen „Sachgebieten“ des
Vereines gegliedert ist:
a.
Ideeller
Bereich (Mitgliederwesen, Beiträge, Spenden ....)
b.
Vermögensverwaltung
(Zinsen, Verkäufe von Vereinsgegenständen, Pacht für verpachtete Vereinsgebäude
– z.B. Gaststätte)
c.
Zweckbetrieb (Kostenpositionen
des Vereines zur Tätigkeit, wie Versicherungen, Strom, Telefon, Porto, Kosten
für Fachliteratur etc.)
d.
Gewerblicher
Geschäftsbetrieb (trifft bei Kleingartenvereinen i.d.R. nur dann zu, wenn eine
Vereinsgaststätte selbst bewirtschaftet wird.
Hierzu haben wir den Vereinen an anderer Stelle bereits Hinweise
und auch die Broschüre des Thüringer Ministeriums für Finanzen übergeben. Auch
andere Stellen dieser Homepage gehen weiter auf diese Problematik ein.